Gemaakt voor vrijwilligersteams in kerken
Een vrijwilligersrooster dat zichzelf invult
Spreadsheets en groepsapps, vervangen door een planner die het rooster voorstelt, de juiste mensen vraagt en achter de open plekken aan gaat.
Vroege toegang voor een beperkt aantal kerken. Uitnodigingscode ontvangen?
- In één keer ingericht
- iPhone, Android en web
- Je hele kerk op één plek
Genadekerk
Goedemorgen, Sam
Je volgende dienst
over 4 dagen
zo 4 okt · 10:00
Je hebt al een systeem. Het draait op jou.
Elke kerk roostert vrijwilligers op de een of andere manier in. Het roosteren is zelden het probleem — het achter mensen aan zitten wel, en dat komt altijd op dezelfde persoon neer.
Zaterdagavond, nu
Dienteam (43) · zaterdag 21:47
Mark
Deze week niet, sorryGrace
👍Mark
Heeft iemand al gereageerd?Dezelfde zondag, in Orcastrate
zo 4 okt · 10:00
Zondagochtend
- Ontvangst3 van 3
- Aanbidding5 van 5
- Kinderen2 van 2
Niemand hoefde nagejaagd te worden. Twee afmeldingen zijn automatisch opgevuld.
De spreadsheet die niemand anders opent
Eén persoon beheert het rooster, dus één persoon draagt elke wijziging — en als die er niet is, gebeurt er niets.
Jij bent degene die moet blijven vragen
“Kan iemand zondag?” in een groep van veertig. Drie mensen reageren. De rest app je weer één voor één.
Je hoort het te laat
Iemand kan niet, zegt het tegen niemand, en om negen uur blijkt er een gat terwijl de deuren al open zijn.
Dezelfde vijf mensen dragen alles
Wie ja zegt, wordt steeds weer gevraagd — tot die opbrandt en ook stilletjes niet meer reageert.
Maak kennis met Finn
Finn houdt je rooster op koers
Finn is de roosterassistent in Orcastrate. Hij vraagt de juiste mensen, herinnert ze eraan en zoekt iemand anders als iemand niet kan — en hij gaat nooit in tegen een keuze die je zelf hebt gemaakt.
Overal waar Finn iets deed, staat een klein robotje — zo zie je altijd wat een mens deed en wat de app deed.
Waarom Finn?
De hoge rugvin van een orka houdt het dier stabiel en op koers. Het is het stukje dat je boven water ziet, terwijl het werk eronder gebeurt — en geen twee zijn hetzelfde: onderzoekers herkennen elke orka aan zijn vin. Zo is Finn: rustig, grotendeels uit het zicht, en ingesteld op jouw kerk.
Eén lege plek, van begin tot eind
Dit doet Finn voor elke lege plek — zonder dat jij de app opent.
Maandag
Vraagt de best passende persoon die vrij is
Dinsdag
Nog geen antwoord — stuurt een herinnering
Woensdag
“Ik heb je antwoord nog nodig” — en zegt dat het morgen naar iemand anders gaat
Donderdag
Biedt het de volgende persoon aan
Zondag
Ingevuld, bevestigd, en niemand hoefde iemand na te jagen
Diensten verder weg blijven met rust tot hun eigen week aanbreekt — want een zondag over acht weken is geen probleem dat vandaag opgelost hoeft te worden.
Voor zondagochtend
Het deel dat iedereen vergeet te plannen
Nu bezig
Leid de dienst live
Eén persoon leidt; de rest volgt op de telefoon en ziet wat er nu gebeurt. Wijk af van de volgorde, voeg iets onverwachts toe, geef iemand een seintje die gewaarschuwd moet worden.
Checklist ontvangst2 van 3
- Deuren van het slotJoy Mensah · 09:12
- Welkomsttafel klaargezetPieter de Boer · 09:20
- Kaarsen gekochtVooraf
Een gedeelde checklist
Eén gedeelde lijst per team, afgevinkt met naam en tijd, zodat niemand twee keer de toiletten controleert.
Oktober
Je maand in één oogopslag
Vrijwilligers zien de dagen waarop ze dienen in de kleur van hun team, en geven aan wanneer ze niet kunnen.
Na de dienst
Hoor hoe het ging — voordat iemand opbrandt
Na het dienen laten vrijwilligers met één tik weten hoe het ging: goed, ging wel of niet zo goed, met een woord erbij als ze willen. Alleen hun teamleiders lezen het, zodat een stil „ik ben op” iemand bereikt voordat ze wegblijven.
Om de paar weken gevraagd, of wanneer een leider erom vraagt — op het Home-scherm, nooit als melding.
Wat de vrijwilliger ziet
Hoe was het dienen?
zo 4 okt · Ontvangst
Wat de teamleider leest
Hoe het ging
zo 4 okt · Ontvangst
- LPLena ParkNiet zo goed · Veel aan mijn hoofd
- PBPieter de BoerGing wel · Moe
- JMJoy MensahGoed · Goed team
Voor de coördinator
Niet langer de flessenhals
Diensten en een conceptrooster, zonder typwerk
Wekelijkse diensten plannen zichzelf weken vooruit in, en elke dienst stelt zijn eigen rooster voor — wie de taak kan doen, wie vrij is, wie het laatst diende en hoe vaak iemand wil dienen. Jij past de twee aan die je belangrijk vindt; je eigen keuzes worden nooit overschreven.
Gaten vullen zichzelf
Iemand zegt nee en de volgende beste match wordt meteen gevraagd. Geen rondzendbericht, geen “iemand?”, niet wachten tot jij het merkt.
Je hoort het op tijd als er iets misgaat
Als Finn echt geen opties meer heeft, laat hij het je weten — met de echte reden waarom niemand in aanmerking kwam, geen gok.
Certificaten, als je ze nodig hebt
Koppel een VOG of veiligheidscheck aan de taken die erom vragen, en de planner biedt die taken nooit aan iemand van wie het verlopen is. Staat helemaal uit tot je het instelt.
Afmeldingen op het laatste moment, opgevangen
Kan iemand zaterdagavond toch niet? Iedereen die heeft aangegeven op het laatste moment te willen inspringen, wordt tegelijk gevraagd — wie het eerst ja zegt, krijgt de plek.
Je week, één keer, op maandag
Eén bericht aan het begin van de week: diensten waar nog mensen ontbreken, mensen die willen aansluiten, en wat Finn vorige week voor je regelde. Daarna laat het je met rust.
Voor vrijwilligers
Zo makkelijk dat mensen echt antwoorden
Ja of nee in een paar seconden
Direct vanuit de melding, zelfs op een horloge — of met één tik in een e-mail, voor wie de app niet gebruikt. Antwoorden kost een moment, en daarom antwoorden mensen ook echt.
Afwezigheid, en hoe vaak
Geef één keer aan wanneer je niet kunt, dan word je voor die dagen nooit gevraagd. Kies eens per maand of elke week, en de planning houdt er rekening mee. Zonder bericht aan de coördinator, zonder reden.
Plannen veranderen
Kun je toch niet? Zeg het — de teamleider krijgt bericht en er wordt iemand anders gevraagd. Al een ruil afgesproken? Draag het over, en de ander bevestigt met één tik.
Zie met wie je dient
De vraag die iedereen elke week stelt, al beantwoord voordat ze hem stellen — met het programma van de dienst.
De gegevens van je kerk zijn van je kerk
Een rooster zegt veel — wie erbij hoort, wie dient, wie er niet is. Zo gaan we er ook mee om.
We verkopen je gegevens nooit
Niet aan adverteerders, aan niemand. Je gegevens zijn niet het product — de app is het product.
Geen reclame
Geen advertenties. We houden alleen bij hoe de site gebruikt wordt — welke pagina's, vanaf welke site, met welke browser — om hem beter te maken.
Bewaard in Europa
Opgeslagen in de EU, en iedereen kan zijn eigen account in de app verwijderen.
De vragen die mensen echt stellen
Krijg je zaterdagavond terug
We testen Orcastrate met een beperkt aantal kerken, die vroege toegang krijgen en meebepalen wat het wordt. Wil jouw kerk meedoen, neem dan contact op.
Vraag naar de pilot