Orcastrate — Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 5 oktober 2026.

Orcastrate helpt kerken plannen wie wanneer dient: roosters, het programma van een dienst en de berichten die daarbij horen. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens de app bewaart, waarom, wie ze kan zien en hoe je ze kunt laten verwijderen. We hebben geprobeerd het zo eenvoudig mogelijk op te schrijven.

Wie is verantwoordelijk

Orcastrate wordt aangeboden vanuit Nederland. Voor alles wat met je gegevens te maken heeft, kun je mailen naar info@orcastrate.nl.

Je kerk bepaalt wie er wordt uitgenodigd en wat diegene wordt gevraagd te doen; Orcastrate levert het hulpmiddel waarmee de kerk dat doet.

Wat we verzamelen

Wat je zelf aan ons geeft

• Je account: je naam en e-mailadres, en een wachtwoord als je ervoor kiest er een in te stellen. Normaal log je in met een code die we je mailen. We zien je wachtwoord nooit — alleen een versleutelde versie wordt bewaard.
• Je profiel, als je het invult: je mobiele nummer, een profielfoto, en eventueel je geboortedatum, geslacht, adres, voorletters, burgerlijke staat, trouwdag en beroep. Alles behalve je naam en e-mailadres is optioneel.
• Je beschikbaarheid: de dagen waarop je afwezig bent, hoe vaak je wilt dienen als je dat instelt, en of je gevraagd wilt worden als iemand op het laatste moment uitvalt (de leiders van je team kunnen zien dat je dat hebt aangezet).
• Je keuzes rond je verjaardag, als je een geboortedatum hebt ingevuld: of je kerk mag zien dat je jarig bent — alleen op de dag zelf, en alleen dag en maand, nooit je leeftijd — en of je liever niet gevraagd wordt om op die dag te dienen.
• Hoe het dienen ging, als je dat wilt vertellen: af en toe vraagt de app na het dienen hoe het ging — een gezichtje, een paar optionele woorden en een optionele notitie. Antwoorden is nooit verplicht. Alleen de leiders van je team en de beheerders van je kerk kunnen het lezen, en het wordt na twaalf maanden verwijderd.
• Documenten die je bevestigt: als een team je vraagt te bevestigen dat je een document hebt gelezen (bijvoorbeeld een beleid voor sociale veiligheid), leggen we vast dat je dat hebt gedaan, de naam die je typte en wanneer.

Wat er wordt vastgelegd terwijl je de app gebruikt

• Je deelname aan de kerk in Orcastrate: bij welke kerk en teams je hoort, voor welke taken je mag worden ingeroosterd, de diensten waarvoor je wordt gevraagd en je antwoorden, wanneer je je plek aan een teamgenoot overdraagt (of gevraagd wordt er een over te nemen) en wat er werd geantwoord, de checks die je voor een dienst afvinkt, en — voor wie een dienst leidt — welke onderdelen diegene startte en wanneer.
• Certificaten, als je kerk ze gebruikt: bijvoorbeeld dat je een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebt en wanneer die verloopt, als een taak daarom vraagt.
• Berichten aan jou: de meldingen die de app je stuurt, zodat je ze in de app kunt teruglezen.
• Een logboek van wijzigingen: de beheerders van je kerk kunnen belangrijke wijzigingen terugzien — bijvoorbeeld wie iemands rol veranderde, een dienst afgelastte of een dienst verwijderde. Dit wordt bewaard zodat fouten en meningsverschillen kunnen worden uitgezocht.
• Met wie je dient: als je kerk dat instelt, dat je samen dient met iemand (bijvoorbeeld als stel bij het Avondmaal) of nooit op dezelfde zondag als iemand. Alleen beheerders en de leiders van het team zien dit; het wordt alleen gebruikt om je in te roosteren en verdwijnt als je het team of de kerk verlaat.
• Het register van je kerk: je kerk houdt een lijst bij van de mensen die bij de kerk horen of er vaak komen, ook van mensen die de app niet gebruiken. Een beheerder kan je naam en contactgegevens invullen, en de superbeheerder van je kerk kan ze overnemen uit het systeem dat de kerk eerder gebruikte (zoals Planning Center), samen met de gegevens onder ‘Je profiel’. Je kerk legt ook vast of je bij de kerk hoort of vaste bezoeker bent, je huishouden, je thuiskerk als dat een andere kerk is, en de datum waarop ze je VOG heeft gezien. Zolang je nog geen account hebt, staan deze gegevens in het register; als je je aanmeldt, gaan ze naar je eigen profiel, waar je ze kunt zien en aanpassen. Ze blijven bewaard zolang je kerk je in het register houdt, en je kerk kan je er op elk moment uit halen.
• Als je kerk je per e-mail uitnodigt: we gebruiken je e-mailadres, en het team en de taken die je kerk voor je in gedachten heeft, om je een eigen uitnodigingslink te sturen. De link werkt één keer en vervalt na 30 dagen.
• Als je naar de pilot vraagt: de gegevens die je invult in het formulier op onze website — je kerk, naam, e-mailadres, rol, de grootte van je kerk, hoeveel vrijwilligers er dienen, hoe je ze nu plant en wat je verder schrijft — zodat we je kunnen antwoorden. We bewaren dit twaalf maanden, tenzij je kerk aan de pilot meedoet.
• Uitnodigingen voor de pilot: als we een kerk uitnodigen om zich op Orcastrate te zetten, bewaren we een korte notitie voor wie de uitnodiging was, en wanneer en door welke kerk hij is gebruikt.
• Je apparaat, voor meldingen: als je meldingen toestaat, geeft je telefoon ons een apparaatcode zodat we ze kunnen sturen. Die code herkent de app op je telefoon, niet jou als persoon.
• Je taalkeuze: of je de app in het Nederlands of het Engels gebruikt, zodat meldingen en e-mails in die taal komen.

• Hoe de website en de webversie gebruikt worden: als je Orcastrate in een browser gebruikt (niet de app op je telefoon), houdt onze webhostingpartij bij welke pagina's bezocht worden, vanaf welke pagina je kwam, je browser en de taal ervan, en bewaart daarvoor een sessiecode in je browser. We gebruiken dit alleen om te zien hoe de site gebruikt wordt en om hem beter te maken.

Wat we niet verzamelen

We tonen geen reclame, verkopen geen gegevens en volgen je niet op andere websites. De app op je telefoon stuurt geen gebruiksstatistieken. We lezen je contacten, locatie, foto's en al het andere op je telefoon niet — behalve een foto die je zelf als profielfoto uploadt.

Waarvoor we het gebruiken

• Om het rooster van je kerk te laten werken: om te laten zien wie wanneer dient, om je te vragen of je kunt dienen, en zodat je ja of nee kunt zeggen of je kunt afmelden.
• Om je berichten te sturen: verzoeken om te dienen, wijzigingen, afgelaste diensten en herinneringen — als pushmelding en in de app — en, als je kerk dat heeft aangezet, een felicitatie op je verjaardag.
• Om je per e-mail te vragen als de app je niet bereikt: vraagt je kerk of je kunt dienen, of verandert er iets aan een dienst waarop je staat, en bereikt de app je niet, dan mailen we je, namens je kerk, met alleen de taak, datum, tijd, dienst en kerk. In je profiel kies je of je deze altijd, automatisch (standaard) of nooit krijgt; de link in zo'n e-mail zet ze uit.
• Om voor te stellen wie zou kunnen dienen: Orcastrate kan automatisch mensen voorstellen of vragen om open plekken in te vullen, op basis van de taken waarvoor je bent aangewezen, je beschikbaarheid en hoe vaak je hebt gediend. Iemand in je kerk kan dit altijd aanpassen of terugdraaien, en jij kunt altijd nee zeggen.
• Om de app veilig te houden en goed te laten werken. Loopt de app tegen een fout aan, dan stuurt hij ons de foutmelding, het scherm waarop het gebeurde (zonder namen of nummers), de versie van de app en het soort apparaat, gekoppeld aan je account. We gebruiken dit alleen om het probleem op te lossen, en het blijft bij ons — geen externe dienst voor foutmeldingen.

In de termen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gebruiken we je gegevens omdat ze nodig zijn voor de dienst waarvoor jij en je kerk hebben gekozen, en vanwege het gerechtvaardigd belang van je kerk bij het organiseren van haar vrijwilligers. Waar de app zou laten zien dat je bij een kerk hoort — wat de wet als een bijzonder persoonsgegeven beschouwt — wordt die informatie alleen binnen je eigen kerk gebruikt, en alleen voor dit doel.

Wie je gegevens kan zien

• Mensen in je kerk kunnen je naam, foto, de teams waarin je zit en de diensten waarvoor je bent ingeroosterd zien. Zo weet het team met wie het dient.
• Beheerders in je kerk, en teamleiders voor de mensen in hun eigen teams, kunnen daarnaast je contactgegevens, beschikbaarheid, antwoorden, taken en certificaten zien, zodat ze kunnen plannen. Beheerders zien ook je huishouden en of je bij de kerk hoort of vaste bezoeker bent.
• Je adres, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, trouwdag, beroep en voorletters ziet alleen jij en de superbeheerders van je kerk: beheerders die je kerk die extra toegang heeft gegeven. Andere beheerders en teamleiders kunnen ze niet zien.
• Je verjaardag, alleen als je ervoor kiest die te delen: op de dag zelf zien de mensen met wie je dient ‘Jarig vandaag’ met je voornaam. Nooit je leeftijd.
• Niemand buiten je kerk kan je gegevens via de app zien. Hoor je bij twee kerken, dan ziet elke kerk alleen wat bij die kerk hoort.
• Profielfoto's en logo's van kerken staan op een webadres dat nergens wordt gepubliceerd, maar wie precies dat adres heeft, kan ze openen. Documenten van een team zijn privé en alleen te openen voor wie ze mag zien.

We delen gegevens met de volgende soorten dienstverleners, alleen om de app te laten werken:

Meldingen bevatten een kort bericht (bijvoorbeeld "Kun je dienen op zo 4 okt?"). Apple en Google bezorgen ze; zij kunnen dat bericht buiten de EU verwerken, met hun eigen waarborgen.

We verkopen of geven je gegevens aan niemand anders, tenzij de wet dat verplicht.

Hoe lang we het bewaren

• Zolang je een account hebt, bewaren we je gegevens zodat de app werkt.
• Als je een kerk verlaat, word je uit de teams gehaald en afgemeld voor komende diensten. Eerdere diensten waarin je hebt gediend, blijven in de administratie van die kerk.
• Als je je account verwijdert, worden je profiel, foto, lidmaatschappen, rooster, beschikbaarheid, meldingen en apparaatcodes verwijderd. In het logboek van de kerk blijft één regel staan dat je je account hebt verwijderd. Wat bij een team hoort — documenten die je uploadde, checks die je afvinkte — blijft bewaard, maar is niet meer aan jou gekoppeld.
• Foutmeldingen uit de app worden na 30 dagen verwijderd.
• Gebruiksstatistieken van de website en de webversie bewaart onze webhostingpartij volgens haar eigen voorwaarden; wij zien totalen, geen individuele bezoekers.
• Back-ups die onze opslagpartij maakt, worden volgens hun normale schema overschreven.

Je rechten

Je kunt:

• Je gegevens inzien en verbeteren, op elk moment via je profiel in de app.
• Je account zelf verwijderen: Profiel → Mijn account verwijderen. Dat gaat meteen in.
• Een kerk verlaten: Profiel → de naam van je kerk verlaten.
• Ons vragen om een kopie van je gegevens, om het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, of om iets anders over je gegevens, via info@orcastrate.nl. We antwoorden binnen een maand.
• Een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Kinderen

Orcastrate is bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder. Kerken maken geen accounts aan voor jongere kinderen.

Beveiliging

Gegevens zijn versleuteld terwijl ze tussen de app en onze servers gaan. Zodat de app snel opent, bewaart hij een kopie van wat je het laatst zag op je eigen apparaat, voor maximaal een dag; die wordt verwijderd als je uitlogt. Toegang binnen de app is beperkt per kerk en per rol, en dat wordt door de database zelf afgedwongen, niet alleen door de schermen van de app.

Wijzigingen

Als we dit privacybeleid op een belangrijke manier wijzigen, laten we dat in de app weten voordat het ingaat.